Les solutions Epistema pour l’accompagnement des apprenants à distance
20 avril 2009 par SophieL’accompagnement des apprenants dans le cadre de formations en ligne
L’accompagnement se traduit par la possibilité pour l’apprenant d’échanger avec un formateur, un tuteur ou un collaborateur sur :
- des questions techniques pour accéder à la formation en ligne ou pour connaitre les possibilités offertes par le système de formation en ligne
- des questions pédagogiques sur le contenu de la formation (notions ou instructions non comprises)
- des aspects pédagogiques liés à la mise en pratique des connaissances acquises (témoignage d’une expérience, débats sur l’intérêt d’une pratique…)
- un retour fait à l’apprenant sur ses évaluations et ses rédactionnels
L’enjeu est multiple :
- éviter un abandon lié à une incompréhension de la part de l’apprenant
- optimiser l’adhésion de l’apprenant par le sentiment d’appartenance à un groupe et la valorisation sociale
- optimiser l’efficacité de la formation en intégrant l’analyse d’un œil extérieur et expert sur la formation de l’apprenant
Les outils pour répondre à ces besoins sont multiples : intégration de modules présentiels, classes virtuelles, chat, forum, wiki, email…
Les solutions proposées par Epistema
Epistema consacre une partie de sa R&D au développement de solutions innovantes pour aider le formateur dans cette tâche, quel que soit le volume d’apprenants à accompagner.
La plate-forme de formation en ligne Epistema LMS propose d’ores et déjà plusieurs outils plus ou moins impliquants pour le formateur.
Les outils impliquant le formateur
- Le forum
Le forum est un espace de discussion. Les apprenants peuvent réagir à des messages postés par d’autres apprenants ou par le formateur ou lancer de nouveaux thèmes de discussion. Le formateur de son côté peut apporter une analyse extérieure sur les thèmes abordés.
Le forum renforce le sentiment d’appartenance à un groupe. Il permet également de valoriser l’expérience et la connaissance de chacun auprès d’un groupe de personnes et enrichit de façon importante la formation en incitant les apprenants à s’interroger.
- Les FAQ (questions fréquemment posées)
Les FAQ sont de véritables contenus de formation. La FAQ a la particularité d’évoluer en fonction de l’activité des apprenants. Le formateur peut créer un ensemble de questions/réponses qu’il juge pertinent en relation à une formation. Mais la force de cet outil vient du pouvoir qu’il donne à l’apprenant. Celui-ci est en mesure d’ajouter ses propres questions dans la FAQ et de créer ainsi un contenu de formation sur mesure à son besoin tout en enrichissant le parcours de formation de tous les apprenants.
Exemple de FAQ :
Ces deux premiers outils demandent une implication non négligeable du formateur qui a un rôle de modérateur et d’expert pédagogue.
Des outils d’aide au formateur pour automatiser en partie l’accompagnement des apprenants
- Les règles de notification email
Le formateur peut définir pour chaque formation un processus de suivi email qui sera appliquée de façon individuelle pour chaque apprenant. Une fois le processus défini, l’envoi des emails est géré par la plate-forme qui vérifie pour chaque apprenant l’étape du processus dans laquelle il se situe.
Voici un exemple de processus :
- Envoi d’un email aux apprenants le jour de leur inscription avec un message de bienvenue et une introduction à la formation.
- Envoi d’un email de relance aux apprenants lorsqu’ils n’ont pas commencé la formation 3 jours après leur inscription
- Envoi d’un second email de relance aux apprenants lorsqu’ils n’ont toujours pas commencé la formation 6 jours après leur inscription, avec le formateur en copie. Il peut ainsi contacter directement l’apprenant pour faire un point avec lui.
- Envoi d’un email d’encouragement aux apprenants qui ont au-dessous de la moyenne au questionnaire d’entrainement
- Envoi d’un email de félicitation aux apprenants qui ont au-dessus de la moyenne au questionnaire d’entrainement
- Envoi d’une attestation de formation aux apprenants qui ont validé la formation
Tous ces emails sont automatiquement personnalisés avec le nom et prénom de l’apprenant.
L’apprenant ainsi suivi, relancé et félicité par son formateur est encouragé pour poursuivre sa formation en ligne.
- Les conditions d’affichage
Un des intérêts du e-learning par rapport à la formation présentielle est la possibilité pour l’apprenant d’avancer à son propre rythme. Epistema pousse cette particularité et propose de définir des conditions d’affichage des contenus du parcours de formation afin que celui-ci se dévoile à l’apprenant en fonction de son propre rythme d’avancement.
Couplé à la création de règle de notification email, l’apprenant peut vivre la situation suivante :
- suivi du module de cours n°1 sur les principes fondamentaux du management d’équipe
- passage du test d’évaluation sur le module de cours n°1 et réussite du test
- réception d’un email de félicitation du formateur qui indique que suite à cette validation du module n°1, il est invité à suivre le module n°2 sur la motivation des collaborateurs.
Il s’agit là d’un suivi individualisé et d’une reconnaissance du travail effectué par l’apprenant par son formateur. L’impact sur la motivation de l’apprenant est très positif et cela n’a pas pris de temps au formateur.
L’objectif de ces deux outils d’accompagnement automatisé des apprenants est d’assurer un suivi individualisé quel que soit le volume d’apprenants gérés. Le formateur étant déchargé du suivi lié à l’entretien de la motivation des apprenants, il peut se consacrer aux apprenants en réelle difficulté.
