Circular Formation, du groupe Circular, est un cabinet de conseil en développement commercial. La société propose des solutions de formation sur mesure aux professionnels de la vente, de la négociation et du management.

Parmi ses clients, nous retrouvons essentiellement des sociétés de la grande consommation (Heineken, Pepsi Co, Ferrero) et de la mutuelle assurance (April, Malakoff Mederic).

Circular Formation axe sa différenciation sur la qualité de l’accompagnement de ses clients. La société fournit depuis plusieurs années des supports pédagogiques sur mesure avant et après la formation.

Elle a fait appel aux services d’Epistema pour répondre à un nouveau défi : fournir non seulement des supports de formation en ligne mais surtout, fournir aux managers un outil d’accompagnement quotidien et opérationnel.

Nous avons interrogé Frédéric Bailleul, Directeur du pôle Conseil en Formation, qui nous présente le projet.

Oui, le projet a 2 facettes :

La première, assez standard, consiste à  compléter nos formations en salle par des formations en ligne en amont et après le présentiel.

L’essentiel pour nous à ce niveau est de pouvoir individualiser les parcours de formation et l’accompagnement des stagiaires pour garder une haute qualité de service.

La seconde facette du projet est plus originale. Nous avons pour objectif d’effacer la rupture que l’on constate souvent entre la période de formation et le quotidien du collaborateur à son travail.

Le e-learning est une première réponse à cela car il permet au collaborateur de poursuivre sa formation une fois revenu sur son lieu de travail. Nous avons souhaité aller encore plus loin en intégrant complètement la formation dans le quotidien du collaborateur. Pour rendre cela possible, nous travaillons sur 2 axes :

• Faire du centre de formation en ligne une véritable ressource de référence pour les collaborateurs : ils s’y forment, s’informent, se challengent
• Faire de ce centre de formation un outil opérationnel qui permette au manager de coacher à distance les membres de son équipe et de développer leurs compétences

Pour cette deuxième facette du projet, il est nécessaire que la solution e-learning permettent aussi d’organiser des réunions virtuelles entre le manager et les membres de son équipe pour coacher, former ou faire un bilan et qu’elle propose des tableaux de bord de management adaptés à chaque profil client (directeur commercial, directeur de région, chef d’équipe…)

Reste alors à inculquer cette forme d’exploitation opérationnelle de la formation en ligne dans les esprits, ce qui est en très bonne voie.

Tous les managers sont impliqués dès la première étape de formation. Nous organisons une réunion avec eux afin de leur expliquer notre approche et de nous assurer qu’ils y adhèrent.

Ils ont un accès à la plateforme afin d’observer l’avancement des stagiaires de leur région.  Ils vérifient essentiellement que les formations ont bien été suivies, regardent les temps passés et les scores obtenus. Cette approche s’avère efficace, nous constatons un taux de connexion de 100% sur le e-learning en amont de la formation.

Le centre de formation reste ensuite ouvert au client pour intégrer le quotidien des équipes.

Nous leur fournissons des contenus pédagogiques sur mesure qui permettent aux collaborateurs de mesurer leurs connaissances et de se challenger.

Les managers continuent à accéder aux tableaux de bord de suivi des compétences de leur équipe et utilisent la solution pour organiser des web-conférences de coaching et de bilan.

Non, nous avons choisi de travailler avec Epistema en partie pour cela : la plateforme Epistema LMS permet d’automatiser tout ce qui touche au suivi d’un stagiaire standard, c'est-à-dire qui ne rencontre pas de difficulté particulière, que ce soit d’ordre pédagogique ou d’ordre comportemental.

Nous pouvons conditionner l’apparition des contenus pédagogiques pour que le parcours de la formation n’apparaisse pas d’un coup mais en fonction du niveau et de l’assiduité de chaque stagiaire.

Nous pouvons également planifier des envois automatiques de mails pour rappeler aux stagiaires les formations qu’ils suivent, les encourager, les informer lorsqu’ils peuvent accéder à de nouveaux contenus dans leur formation etc.

A ce jour, nous consacrons 10 à 20% du temps d’un de nos collaborateurs pour assurer la gestion complète des formations en ligne.

Oui, complètement.

C’est un élément de valorisation important pour les Responsables Formation qui  proposent en interne une solution de formation opérationnelle et qui peuvent ensuite s’appuyer sur les différents rapports et tableaux de bord pour calculer le retour sur investissement.

Les managers ont une meilleure visibilité sur les compétences de leurs équipes et se savent appuyés d’un outil efficace et rapide pour coacher à distance leurs collaborateurs.

Quant à nous, cette offre est un fabuleux élément de différenciation et de fidélisation.  

Le choix de la solution a été effectué en commun accord avec un de nos clients qui nous a aidé à porter ce projet. Nous avons choisi Epistema pour ses outils de traçabilité et pour la démarche opérationnelle de la société.

Par ailleurs, Epistema s’est montré très à l’écoute de nos besoins notamment pour gérer un cloisonnement total entre les accès des différents clients.